KUPPER IT – Referenz Stadtwerke Torgau Solarpark

Stadtwerke Torgau

Microsoft SharePoint Online

Neues Intranet für die interne Zusammenarbeit und Optimierung der Geschäftsprozesse! 

SharePoint für die interne Zusammenarbeit und Optimierung der Geschäftsprozesse.

Customer Success Story – Stadtwerke Torgau

"Uns war es wichtig, die unternehmensweite Zusammenarbeit zu vereinfachen und die interne Kommunikation zu verbessern. Wir hatten vorher keine Plattform, auf der wir alle Informationen bündeln konnten. Dies erschwerte es bestehenden und neuen Mitarbeitern, sich im Unternehmen zurechtzufinden. Mit der Einführung des SharePoints durch die KUPPER IT haben wir nun ein zentrales Kommunikations- und Managementinstrument erhalten, welches genau an unsere Anforderungen angepasst ist.

Carina Müller-Pflug
Leiterin Marketing/Öffentlichkeitsarbeit, Stadtwerke Torgau GmbH

Der Kunde

Mit rund 100 Mitarbeitern und Auszubildenden beliefern die Stadtwerke Torgau etwa 20.000 Menschen rund um die Uhr mit Strom, Gas und Wärme. Darüber hinaus punktet das Unternehmen mit seiner Kompetenz im Bereich Energiedienstleistungen, z.B. bei Solaranlagen, Speichern oder Elektromobilität. Der Energieversorger betreibt außerdem das Aquavita Sport- und Freizeitbad und sorgt mit seinen City-Diensten für ein gepflegtes Stadtbild. Im Torgau-Informations-Center und im Service Center Bahnhof Torgau heißen die Kollegen die Besucher in der Stadt willkommen.

Regionalität, Umweltbewusstsein und Verantwortung – regionaler Energieversorger zu sein bedeutet weit mehr als nur das Liefern von Energie. Daher übernehmen die Stadtwerke Torgau aus Überzeugung auch gesellschaftliche Verantwortung auf lokaler Ebene und unterstützen vielfältige Projekte aus Sport, Kultur, Bildung und im sozialen Bereich.

Die Herausforderung

Im Zuge der eigenen Digitalisierungsstrategie entschieden sich die Stadtwerke Torgau dazu, neue Wege zu beschreiten und sich hin zu einem papierlosen Unternehmen zu entwickeln sowie das interne Managementsystem digital abzubilden. Auf diesem Weg galt es einige Herausforderungen zu meistern, da es bis dato keine Prozessstruktur für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit gab. So wurden beispielsweise Unternehmensneuigkeiten und Mitarbeiterinformationen über den „Flurfunk“ oder durch Rundmails veröffentlicht. Gemäß der Natur der Dinge haben sich auf diesen Wegen Informationen inhaltlich verändert oder sind ganz verloren gegangen.

Dokumente wurden auf verschiedenen Medien und Laufwerken gespeichert oder zum Teil auch ganz klassisch in Papierakten abgeheftet. Dies sorgte dafür, dass viel Zeit für die Suche aufgewendet werden musste, sobald selten benutzte Unterlagen dann einmal benötigt wurden. Oftmals war es aber auch so, dass in anderen Fachbereichen schlicht und einfach die Zugriffsberechtigung fehlten. Diese unterschiedlichen Vorgehensweisen beim Dokumenten-Management machte es neuen Mitarbeitern und Auszubildenden schwer, einen guten Einstieg zu finden sowie bestehende Abläufe und Prozesse zu verstehen. Auch wurden neue Mitarbeiter einzig in abteilungsinternen Meetings vorgestellt, sodass neue Kollegen aus anderen Abteilungen zunächst unbekannt waren und eher zufällig kennengelernt wurden. Eine weitere Herausforderung war die Zusammenarbeit mit gewerblichen Mitarbeitern. Da diese an täglich wechselnden Standorten arbeiten, besitzen sie keinen Benutzerzugang zur IT-Umgebung der Stadtwerke. Auch diesen Mitarbeitern sollten alle relevanten Informationen und wichtige Dokumente ohne große Hürden bereitgestellt werden.

Das Anliegen der Stadtwerke Torgau war es somit, eine interne Kommunikationsplattform aufzubauen, in der alle Informationen und Dokumente gebündelt und kategorisiert werden, mit dem Ziel, die Zusammenarbeit innerhalb von Fachbereichen sowie bereichsübergreifend zu verbessern.

Die Lösung

Um den Anforderungen und Zielen der Stadtwerke Torgau gerecht zu werden, fiel die Wahl auf eine SharePoint-Umgebung, als geeignete Lösung. SharePoint ist eine webbasierte Anwendung zur Zusammenarbeit aus dem Microsoft 365 Ökosystem, welches Workflow-Anwendungen, Dokumenten-Management, Listen-Datenbanken oder auch ein Berechtigungssystem und viele weitere Funktionen beinhaltet. Bei den Stadtwerken wird die SharePoint-Umgebung als Intranet eingesetzt. Somit werden die Ziele wie die teaminterne und fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und die Automatisierung von Geschäftsprozessen vorangetrieben.

Die Installation des SharePoints innerhalb der Stadtwerke-eigenen Infrastruktur konnte per Fernzugriff durch die KUPPER IT durchgeführt werden. Da das Unternehmen bereits Microsoft Office 365 einsetzt, war der Installations- und Einrichtungsprozess in wenigen Tagen abgeschlossen. Passend zum Corporate-Design der Stadtwerke Torgau erhielt das neue SharePoint-Intranet ein umfassendes Layout-Paket, sodass der Wiedererkennungswert gestärkt und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen weiter gesteigert wird.

Damit SharePoint als die zentrale Informationsplattform für alle Mitarbeiter genutzt wird, stellen die Stadtwerke alle neuen Mitarbeiterinformationen und Stellenausschreibungen im SharePoint bereit und veröffentlichen Unternehmensneuigkeiten über das integrierte News-Portal. Darüber hinaus wurde ein Verzeichnis mit Kontaktinformationen und, wenn gewünscht,  mit Bildern der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellt. Auch neue Angestellte bleiben nun nicht mehr anonym, da sie mit einem Beitrag über das News-Portal vorgestellt werden.

Weiterhin wurde ein Portal zum Erstellen und Pflegen der Unternehmenshandbücher inklusive Versionierung integriert. Je nach Bereich und Funktion wurden dafür Freigabe-Workflows konfiguriert. So wird etwa ein zur Veröffentlichung stehendes Unternehmenshandbuch nach der Fertigstellung automatisch an den verantwortlichen Fachbereich gesendet. Hat dieser es geprüft und freigegeben, wird es zur finalen Freigabe an die Geschäftsführung weitergeleitet. Durch diesen und weitere automatisierte Freigabe-Workflows konnten zahlreiche interne Prozesse, die das Genehmigen, Ablehnen sowie Freigeben und Veröffentlichen von Inhalten bzw. Dokumenten beinhaltet, extrem verschlankt und beschleunigt werden.

Um die Zusammenarbeit innerhalb von Projekten zu verbessern, wurde eine Projektplattform eingerichtet, die fachbereichsintern, aber auch -übergreifend genutzt werden kann. Weiterhin wurden Funktionen zur Buchung von Konferenzräumen und Firmenfahrzeugen integriert. Und auch die gewerblichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne Active-Directory-Konto haben nun über separate PCs Zugriff zum SharePoint und erhalten alle benötigten Informationen und aktuelle News.

Die Mehrwerte

Die Akzeptanz der neuen Informationsplattform stieg mit der Zeit stetig an, wodurch sich auch die tägliche Nutzung durch die Angestellten immer mehr ausgeweitet hat. Das Dashboard des Intranets ist als Browser-Startseite bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etabliert, sodass diese direkt zu Arbeitsbeginn etwa News oder wichtige Informationen einsehen können. Dadurch sorgt das SharePoint-Intranet für mehr Transparenz. 

Des Weiteren werden das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen gestärkt. Das Mitarbeiterverzeichnis macht es neuen Kolleginnen und Kollegen einfacher, sich ein Bild von der Belegschaft zu machen und nachzuvollziehen, wer für welchen Bereich zuständig ist. 

Kurz zusammengefasst haben die Stadtwerke Torgau mit dem SharePoint eine Kommunikationsplattform geschaffen, durch die sich die interne Kommunikation, die Zusammenarbeit und eine Vielzahl an Prozessen grundlegend verbessert haben. Die Stadtwerke haben sich zum Ziel gesetzt, zukünftig noch stärker mit dem Intranet zu arbeiten und auch die Arbeit in Projekten innerhalb des SharePoint voranzutreiben.

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