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"Uns war es wichtig, die unternehmensweite Zusammenarbeit zu vereinfachen und die interne Kommunikation zu verbessern. Wir hatten vorher keine Plattform, auf der wir alle Informationen bündeln konnten. Dies erschwerte es bestehenden und neuen Mitarbeitern, sich im Unternehmen zurechtzufinden. Mit der Einführung des SharePoints durch die KUPPER IT haben wir nun ein zentrales Kommunikations- und Managementinstrument erhalten, welches genau an unsere Anforderungen angepasst ist.“
Carina Müller-Pflug
Leiterin Marketing/Öffentlichkeitsarbeit, Stadtwerke Torgau GmbH
Mit rund 100 Mitarbeitern und Auszubildenden beliefern die Stadtwerke Torgau etwa 20.000 Menschen rund um die Uhr mit Strom, Gas und Wärme. Darüber hinaus punktet das Unternehmen mit seiner Kompetenz im Bereich Energiedienstleistungen, z.B. bei Solaranlagen, Speichern oder Elektromobilität. Der Energieversorger betreibt außerdem das Aquavita Sport- und Freizeitbad und sorgt mit seinen City-Diensten für ein gepflegtes Stadtbild. Im Torgau-Informations-Center und im Service Center Bahnhof Torgau heißen die Kollegen die Besucher in der Stadt willkommen.
Regionalität, Umweltbewusstsein und Verantwortung – regionaler Energieversorger zu sein bedeutet weit mehr als nur das Liefern von Energie. Daher übernehmen die Stadtwerke Torgau aus Überzeugung auch gesellschaftliche Verantwortung auf lokaler Ebene und unterstützen vielfältige Projekte aus Sport, Kultur, Bildung und im sozialen Bereich.
Im Zuge der eigenen Digitalisierungsstrategie entschieden sich die Stadtwerke Torgau dazu, neue Wege zu beschreiten und sich hin zu einem papierlosen Unternehmen zu entwickeln sowie das interne Managementsystem digital abzubilden. Auf diesem Weg galt es einige Herausforderungen zu meistern, da es bis dato keine Prozessstruktur für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit gab. So wurden beispielsweise Unternehmensneuigkeiten und Mitarbeiterinformationen über den „Flurfunk“ oder durch Rundmails veröffentlicht. Gemäß der Natur der Dinge haben sich auf diesen Wegen Informationen inhaltlich verändert oder sind ganz verloren gegangen.
Dokumente wurden auf verschiedenen Medien und Laufwerken gespeichert oder zum Teil auch ganz klassisch in Papierakten abgeheftet. Dies sorgte dafür, dass viel Zeit für die Suche aufgewendet werden musste, sobald selten benutzte Unterlagen dann einmal benötigt wurden. Oftmals war es aber auch so, dass in anderen Fachbereichen schlicht und einfach die Zugriffsberechtigung fehlten. Diese unterschiedlichen Vorgehensweisen beim Dokumenten-Management machte es neuen Mitarbeitern und Auszubildenden schwer, einen guten Einstieg zu finden sowie bestehende Abläufe und Prozesse zu verstehen. Auch wurden neue Mitarbeiter einzig in abteilungsinternen Meetings vorgestellt, sodass neue Kollegen aus anderen Abteilungen zunächst unbekannt waren und eher zufällig kennengelernt wurden. Eine weitere Herausforderung war die Zusammenarbeit mit gewerblichen Mitarbeitern. Da diese an täglich wechselnden Standorten arbeiten, besitzen sie keinen Benutzerzugang zur IT-Umgebung der Stadtwerke. Auch diesen Mitarbeitern sollten alle relevanten Informationen und wichtige Dokumente ohne große Hürden bereitgestellt werden.
Das Anliegen der Stadtwerke Torgau war es somit, eine interne Kommunikationsplattform aufzubauen, in der alle Informationen und Dokumente gebündelt und kategorisiert werden, mit dem Ziel, die Zusammenarbeit innerhalb von Fachbereichen sowie bereichsübergreifend zu verbessern.
Um den Anforderungen und Zielen der Stadtwerke Torgau gerecht zu werden, fiel die Wahl auf eine SharePoint-Umgebung, als geeignete Lösung. SharePoint ist eine webbasierte Anwendung zur Zusammenarbeit aus dem Microsoft 365 Ökosystem, welches Workflow-Anwendungen, Dokumenten-Management, Listen-Datenbanken oder auch ein Berechtigungssystem und viele weitere Funktionen beinhaltet. Bei den Stadtwerken wird die SharePoint-Umgebung als Intranet eingesetzt. Somit werden die Ziele wie die teaminterne und fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und die Automatisierung von Geschäftsprozessen vorangetrieben.
Die Installation des SharePoints innerhalb der Stadtwerke-eigenen Infrastruktur konnte per Fernzugriff durch die KUPPER IT durchgeführt werden. Da das Unternehmen bereits Microsoft Office 365 einsetzt, war der Installations- und Einrichtungsprozess in wenigen Tagen abgeschlossen. Passend zum Corporate-Design der Stadtwerke Torgau erhielt das neue SharePoint-Intranet ein umfassendes Layout-Paket, sodass der Wiedererkennungswert gestärkt und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen weiter gesteigert wird.
Damit SharePoint als die zentrale Informationsplattform für alle Mitarbeiter genutzt wird, stellen die Stadtwerke alle neuen Mitarbeiterinformationen und Stellenausschreibungen im SharePoint bereit und veröffentlichen Unternehmensneuigkeiten über das integrierte News-Portal. Darüber hinaus wurde ein Verzeichnis mit Kontaktinformationen und, wenn gewünscht, mit Bildern der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellt. Auch neue Angestellte bleiben nun nicht mehr anonym, da sie mit einem Beitrag über das News-Portal vorgestellt werden.
Weiterhin wurde ein Portal zum Erstellen und Pflegen der Unternehmenshandbücher inklusive Versionierung integriert. Je nach Bereich und Funktion wurden dafür Freigabe-Workflows konfiguriert. So wird etwa ein zur Veröffentlichung stehendes Unternehmenshandbuch nach der Fertigstellung automatisch an den verantwortlichen Fachbereich gesendet. Hat dieser es geprüft und freigegeben, wird es zur finalen Freigabe an die Geschäftsführung weitergeleitet. Durch diesen und weitere automatisierte Freigabe-Workflows konnten zahlreiche interne Prozesse, die das Genehmigen, Ablehnen sowie Freigeben und Veröffentlichen von Inhalten bzw. Dokumenten beinhaltet, extrem verschlankt und beschleunigt werden.
Um die Zusammenarbeit innerhalb von Projekten zu verbessern, wurde eine Projektplattform eingerichtet, die fachbereichsintern, aber auch -übergreifend genutzt werden kann. Weiterhin wurden Funktionen zur Buchung von Konferenzräumen und Firmenfahrzeugen integriert. Und auch die gewerblichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne Active-Directory-Konto haben nun über separate PCs Zugriff zum SharePoint und erhalten alle benötigten Informationen und aktuelle News.
Durch die Virtualisierung mit Parallels ergeben sich für das Krankenhaus und deren IT-Abteilung verschiedene Mehrwerte. Der größte Mehrwert ist, dass sich für die Mitarbeiter etwas in den Abläufen etwas ändert. Kein weiterer Login in VDI-Umgebungen oder Terminal-Server mit sich plötzlich wechselndes Hintergrundbild. Die Mitarbeiter habe die Umstellung auf Parallels RAS nicht einmal bemerkt. Weiterhin setzt man auf diverse datenbankbasierte Anwendungen. Als diese noch lokal installiert waren, kam es bei schwachem WLAN oder Verbindungsabbruch zu Datenverlusten. Denn eine zu lange Datenübertragung in die Datenbank wurde sehr oft mit einem Datenbank-Time-Out quittiert. Das Personal musste nach der erneuten Verbindung mit der Datenbank alle Daten ein zweites Mal eingeben. Mit RAS wird das nun verhindert. Zwar muss man sich bei einem Verbindungsabbruch wieder verbinden, aber die bis zum Abbruch eingegebenen Daten bleiben erhalten. Denn es bricht nur die Verbindung zum RAS-Client ab und nicht zur Anwendung. Diese ist in der RAS-Umgebung weiter hin geöffnet und hat alle Daten der letzten User-Session gespeichert.
Durch die unkomplizierte HTML5-Bereitstellung ist das Onboarding von neuen Mitarbeitern sowie weiterer Homeoffice-Arbeitsplätze schnell und einfach möglich. Gerade im Homeoffice ist eine geräteunabhängige HTML5-Lösung ein Mehrwert, da auch ein privater PC verwendet werden kann.
Für die IT-Abteilung haben sich mit Parallels RAS viele Prozesse und Aufwände reduziert und die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter haben sich ebenso enorm vereinfacht.
Dann freuen wir uns über ihre Anfrage und beraten sie sehr gern.